Bạn chắc là đã từng viết thư cho bạn bè rồi chứ? Vậy thì bức thư bạn viết làm sao để đến tay người nhận đây? Chẳng hạn bạn ở Thượng Hải và viết một bức thư cho bạn bè ở Bắc Kinh, viết xong thì bạn bỏ thư vào thùng thư của bưu điện. Một thời gian sau, người bưu tá sẽ đến mở thùng thư và lấy những lá thư trong thùng đưa đến bưu điện. Nhân viên bưu điện sẽ phân loại theo địa chỉ người nhận tất cả những bức thư. Thư của bạn và những bức thư khác cùng gửi đi Bắc Kinh sẽ được chuyển đến Bắc Kinh bằng tàu hỏa hoặc máy bay rồi đưa đến bưu điện Bắc Kinh. Ở đây, các nhân viên bưu điện sẽ một lần nữa tiến hành phân loại thư theo mã số bưu chính và sẽ đem thư của bạn cùng những bức thư khác có cùng một khu bưu chính gửi tới khu bưu chính tương ứng. Cuối cùng thì người bưu tá sẽ mang thư đến bỏ vào thùng thư nơi người bạn của bạn sinh sống.

Hiện nay trên mạng Internet, thư điện tử được sử dụng rộng rãi với tên gọi E-mail. E-mail có quá trình chuyển đưa tựa như các bức thư thông thường. Khi bạn đề nghị với nhà cung ứng dịch vụ Internet ISP để được vào mạng, họ thường sẽ đồng thời cho bạn một địa chỉ E-mail. Và chính cái thiết bị dịch vụ E-mail ISP là bưu điện điện tử của bạn đấy. Trong thiết bị lưu trữ đĩa từ của thiết bị máy chủ của họ sẽ mở một khu vực để bạn thiết lập một hộp thư điện tử. Nếu bạn của bạn là cậu Trương cũng có một địa chỉ E-mail thì bưu điện điện tử và hộp thư điện tử của cậu ta sẽ ở chỗ ISP nơi cậu ta vào mạng. Khi bạn gửi một bức thư điện tử cho cậu Trương. Bức thư này trước hết sẽ được truyền đến thiết bị máy chủ thư điện tử của bạn, và rồi lập tức sẽ được đưa vào hộp thư điện tử của bạn. Sau đó thiết bị máy chủ E-mail sẽ truyền tải bức thư điện tử của bạn tới thiết bị máy chủ E- mail mà cậu Trương đăng kí, thông qua mạng Internet, bỏ vào hộp thư điện tử của cậu Trương. Như vậy, khi cậu Trương kiểm tra hộp thư điện tử của cậu ta bằng phần mềm E-mail sẽ thấy được E-mail mà bạn gửi tới.

Thư điện tử khác với thư thông thường ở chỗ thư điện tử không cần sử dụng hộp thư (bưu điện) và hộp thư (của bạn). Bưu điện điện tử đã thiết lập riêng một thùng thư cho mỗi một người trong “khu bưu chính”. Mỗi người có thể bỏ thư mình cần gửi đi trong hộp thư của mình, và do thùng thư điện tử trực tiếp đặt tại bưu điện điện tử nên gửi thư và nhận thư đều rất nhanh, rất tiện.