Máy fax là một loại máy có chức năng “mắt” và “tay”. Máy fax được tạo thành từ hai bộ phận phát ra và tiếp nhận. Máy có tác dụng như mắt, nó sử dụng một loại bóng quang điện có chức năng chuyển đổi quang điện, có khả năng nhận biết độ đậm nhạt về màu sắc của các bộ phận trên bức vẽ và chuyển nó thành tín hiệu điện có cường độ khác nhau. Rồi đó, qua mạch điện tử mà chỉnh hình, phóng đại, điều chế (biến điệu), ghi mã số, rồi truyền tải đi bằng đường dây điện thoại.
Máy thu có tác dụng như tay, có thể phục chế được bức họa. Sau khi nó tiếp nhận được tín hiệu điện truyền tải từ đường dây, lập tức tiến hành xử lí như phóng đại, giải điều (khử biến điệu), thu nhỏ, chọn sáng rồi chuyển đổi tín hiệu điện ra thành tín hiệu hình ảnh. Cuối cùng là điều khiển máy in để in ra hình ảnh và văn bản vốn có.
Trong quá trình phát đi và tiếp nhận của fax, máy phát và máy thu phải đồng bộ nhất quán. Máy phát tiến hành quét phân giải từng dòng một đối với mặt bức tranh từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Điều này phải đồng bộ với trình tự ghi chép trên giấy fax của máy thu. Tốc độ quét cũng phải như nhau. Nếu không, thu xong thì mặt trang in ra sẽ méo lệch, khó nhận ra được.
Khi máy fax vừa ra đời thì tốc độ truyền tải còn chậm, thao tác cũng rất phiền. Cùng với sự phát triển của kỹ thuật điện tử, máy fax không ngừng được cải tiến. Máy fax kiểu mới sử dụng rất tiện lợi. Chỉ cần nối nó với đường dây điện thoại, bấm số điện thoại của đối phương và đặt trang hình cần chuyển trên máy fax. Rất nhanh, trên máy fax của đối phương sẽ in ra trang hình như vậy. Sau khi máy fax kết hợp với máy vi tính, nó không chỉ có chức năng thông tin ảnh tĩnh, mà còn có các chức năng mới như xử lí tranh ảnh, xử lí dữ liệu, tiếp nhận tự động, tự động hóa văn phòng. Nó có thể ứng dụng cho các lĩnh vực tự động hóa, thỏa mãn nhu cầu nhanh chóng xử lí khối lượng tin lớn.