Tra số điện thoại thường có hai cách. Một là sử dụng danh bạ điện thoại, hai là quay số 114 (đài tra mã điện thoại của Trung Quốc, ở Việt Nam giải đáp số điện thoại quay số 116). Danh bạ điện thoại (ở Việt Nam gọi là niên giám điện thoại) không phải ở đâu cũng có, vả lại tra cũng đâu có dễ. Còn quay số 114, ta chỉ cần nêu ra yêu cầu là người ta sẽ giải đáp nhanh chóng và chính xác. Cho nên việc hỏi 114 ngày càng được mọi người thích thú. Ngày nay trung tâm giải đáp (số điện thoại) ở Thượng Hải bình quân mỗi ngày phải xử lí 18 vạn cuộc gọi. 114 đã trở thành một hạng mục dịch vụ điện tín không thể thiếu trong xã hội văn minh hiện đại.

Thời kì đầu 114 dựa vào cách tra cứu thủ công. Trước khi nhân viên chuyên việc tra cứu giải đáp vào ca thì thường phải học thuộc hàng trăm hàng ngàn số điện thoại thường dùng. Bên cạnh họ còn phải có sẵn rất nhiều phiếu xếp theo nhóm loại để cần thì tra. Khi ta hỏi trúng mã điện thoại họ thuộc thì họ trả lời ngay. Nếu không thì còn phải giở ra tra, tra xong mới giải đáp được. Như vậy, khi ta hỏi số điện thoại thì thường phải đợi một lát.

Ngày nay nghiệp vụ giải đáp số điện thoại về cơ bản được thực hiện bằng máy tính. Trong máy tính lưu trữ thông tin nhiều hơn danh bạ điện thoại rất nhiều. Khi người giải đáp nhận được yêu cầu thì họ chỉ bấm nhanh mấy phím trên máy tính là máy sẽ tìm ra số máy cần cho bạn ngay. Nó sẽ bắt chước tiếng người để báo cho bạn qua “thiết bị mô phỏng”.

Để máy tính nhanh chóng và chính xác hoàn thành công việc tra cứu, thường phải xây dựng một “kho dữ liệu” trong máy. Ta phải sắp xếp hàng ngàn hàng vạn mã số trật tự theo một quy tắc nhất định vào bộ nhớ để sẵn sàng cho việc tra tìm.

Phương pháp sắp xếp mã số điện thoại có rất nhiều, như chia theo ngành nghề thì có công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông, tư pháp, văn giáo, du lịch v.v. Và công nghiệp lại có thể chia ra công nghiệp nặng, công nghiệp nhẹ. Công nghiệp nhẹ lại có thể chia ra ngành dệt, đồ điện gia dụng. Đồ điện gia dụng có thể chia ra các ngành khác nhau như máy giặt, ti vi. Lại ví dụ nữa, ta có thể sắp xếp tên các đơn vị theo A, B, C.

Đương nhiên việc xây dựng kho và tra cứu còn có nhiều phương pháp. Lại nữa, tình hình thực tế cũng rất phức tạp. Thế nhưng, do máy tính có tốc độ tính toán nhanh, mỗi giây làm được mấy chục vạn, mấy triệu phép tính trở lên. Cho nên kiểu tra cứu thế này dù có phức tạp đến đâu, với máy tính cũng dễ như trở bàn tay thôi. Nó xử lí rất nhẹ nhàng, chỉ trong nháy mắt là có đáp án ngay, dường như không cần người tra cứu phải chờ đợi!